Cómo compartir carpetas y archivos de Google Drive con contraseña

Vamos a explicar cómo proteger con contraseña cualquier archivo o carpeta de Google Drive , y lo haremos sin tener que utilizar aplicaciones de terceros.

Esto no es tan sencillo como parece porque Google Drive no tiene una opción nativa para proteger carpetas y archivos añadiendo una contraseña, simplemente puedes crear un enlace para hacerlo o elegir a las personas que quieres que accedan .

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Por tanto, lo que vamos a hacer es tirar de ingenio, y proteger con contraseña no el archivo o la carpeta, sino proteger el enlace para acceder a ellos .

Lo haremos utilizando la propia aplicación de formularios de Google Drive, para que todo quede en casa. El procedimiento sirve tanto para proteger los archivos como las carpetas.

Por supuesto, ten en cuenta que no es un método tan fiable como debería, ya que una vez que el usuario accede al enlace nada le impide compartirlo y que otros usuarios puedan entrar sin necesidad de usar una contraseña.

Si lo que quieres es eso, tendrás que recurrir a aplicaciones de terceros o a una herramienta específica para compartir archivos.

Primero crea un enlace para compartir la carpeta

Lo primero que tienes que hacer es crear un enlace para compartir el archivo o la carpeta que quieres proteger con una contraseña. Para ello, haz clic con el botón derecho del ratón en la carpeta o archivo y elige las opciones de Compartir u Obtener enlace para compartir.

Normalmente, con Obtener enlace para compartir es suficiente, sin embargo, si quieres aplicar condiciones como que las personas que accedan a la carpeta no puedan editar el archivo, utiliza las opciones avanzadas de la opción Compartir.

En cualquier caso, es importante que escribas el enlace de acceso a esta carpeta compartida, ya que es la que vamos a proteger con contraseña.

Una vez que tengas el enlace a la carpeta o archivo que quieres compartir, toca protegerlo con una contraseña. Para ello, tienes que crear un nuevo formulario de Google en Drive . Para ello, haz clic con el botón derecho del ratón en cualquier espacio de Drive, elige la opción Más para mostrar el resto de aplicaciones y selecciona Formularios de Google .

Cuando crees un formulario, tienes que poner el título y la descripción que quieras . Lo importante es lo siguiente. En la primera pregunta tienes que poner algo que dé a entender que tienes que averiguar una contraseña , como por ejemplo “¿Cuál es la contraseña?”, tal y como aparece en la captura. Luego, en el modo de formulario tienes que elegir el modo de respuesta corta pulsando en la opción que hay a la derecha de la pregunta.

Una vez creado el archivo del formulario, y añadida la pregunta, marca esta pregunta como obligatoria (1) activando la pestaña Obligatorio .

A continuación, haz clic en el botón de los tres puntos de la esquina inferior derecha, y en el menú desplegable elige la opción Validación de las respuestas (2). Esta opción significa que generarás un formulario en el que la persona que lo recibe tiene que adivinar la respuesta a la pregunta.

Cuando marques el modo Validación de respuestas , aparecerán varias opciones debajo de la pregunta que has escrito. Haz clic en estas opciones para abrir un menú, y en él elige la opción Texto para que la respuesta a adivinar sea un texto concreto.

Una vez seleccionada la opción Texto , debajo tienes que introducir la contraseña que quieres que se adivine para acceder al enlace . A la derecha de esta contraseña, puedes escribir un mensaje que quieras que aparezca cuando la persona que intente escribirla falle.

Una vez que tengas este relleno, tienes que pulsar el botón de Configuración que tienes en la esquina superior derecha de la pantalla con el icono de una rueda dentada.

Esto abrirá una nueva ventana donde podrás configurar algunos aspectos. Por ejemplo, puedes hacer que sólo puedas intentar una vez responder bien a la contraseña.

Ahora viene lo más importante. Entra en la categoría Presentación , y escribe el enlace a la carpeta o documento que quieres poner después de la contraseña en el campo Mensaje de confirmación .

Luego pulsa Guardar . Al hacer esto, harás que aparezca un mensaje con el enlace a la carpeta cuando alguien adivine la contraseña.

Y ya está, ahora sólo tienes que crear otro enlace para compartir el formulario , y enviarlo a las personas que quieras que intenten acceder a tu carpeta. Cuando vean el formulario, si escriben la contraseña correctamente recibirán el enlace a la carpeta o archivo , por lo que será una mecánica similar a proteger la propia carpeta con una contraseña.

A pesar de ello, como hemos dicho desde el principio, no es conveniente confiar ciegamente en este método, ya que una vez que acceden a la carpeta pueden compartir el enlace.